Stillhaltefrist – Definition und Bedeutung im Rahmen von Ausschreibungen

Die Stillhaltefrist stellt einen wichtigen rechtlichen Schutzmechanismus im Vergaberecht dar und bezeichnet den Zeitraum zwischen der Benachrichtigung der unterlegenen Bieter über die Zuschlagsentscheidung und dem tatsächlichen Vertragsschluss mit dem erfolgreichen Bieter. Diese Frist dient dem Rechtsschutz aller Beteiligten und stellt sicher, dass unterlegene Bieter die Möglichkeit haben, die Zuschlagsentscheidung rechtlich überprüfen zu lassen. Nachfolgend erläutern wir die genaue Definition, die gesetzlichen Grundlagen und die praktische Bedeutung der Stillhaltefrist für Bieter bei öffentlichen Ausschreibungen.

Was ist die Stillhaltefrist?

Die Stillhaltefrist ist ein gesetzlich festgelegter Zeitraum nach der Mitteilung des öffentlichen Auftraggebers über die beabsichtigte Zuschlagserteilung an den ausgewählten Bieter. Während dieser Frist darf der Vertrag noch nicht geschlossen werden. Sie beginnt mit dem Tag der Absendung der Information über die Zuschlagsentscheidung an die unterlegenen Bieter und endet nach einer festgelegten Anzahl von Kalendertagen. Während dieser Zeit haben nicht berücksichtigte Bieter die Möglichkeit, die Entscheidung durch ein Nachprüfungsverfahren rechtlich überprüfen zu lassen.

Gesetzliche Grundlagen der Stillhaltefrist

Die Stillhaltefrist ist im deutschen Vergaberecht durch mehrere Rechtsnormen verankert:

• § 134 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte
• § 19 der Vergabeverordnung (VgV) für Liefer- und Dienstleistungsaufträge
• § 15 der Sektorenverordnung (SektVO) für Aufträge in den Bereichen Wasser, Energie und Verkehr
• § 18 der Vergabeverordnung Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) für entsprechende Spezialaufträge
• Landesvergabegesetze für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte

Diese Regelungen setzen die Vorgaben der EU-Rechtsmittelrichtlinie (2007/66/EG) um, die europaweit einen wirksamen und schnellen Rechtsschutz im Vergaberecht sicherstellen soll.

Dauer der Stillhaltefrist

Die Dauer der Stillhaltefrist variiert je nach Art des Vergabeverfahrens und der gewählten Kommunikationsmethode:

• Im Oberschwellenbereich (EU-weite Vergaben):
  • 15 Kalendertage bei postalischer Übermittlung der Informationen
  • 10 Kalendertage bei elektronischer Übermittlung (z.B. per E-Mail oder über Vergabeplattformen)
  • 10 Kalendertage bei Fax-Übermittlung
• Im Unterschwellenbereich:
  • Abhängig von den landesrechtlichen Regelungen, teilweise keine Stillhaltefrist vorgeschrieben
  • Bei Anwendung der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) gilt in der Regel eine Frist von 15 Kalendertagen

Der öffentliche Auftraggeber kann in besonderen Fällen die Stillhaltefrist verkürzen oder ganz auf sie verzichten, beispielsweise bei dringenden Beschaffungen im Rahmen der öffentlichen Sicherheit oder bei Notfällen.

Bedeutung der Stillhaltefrist für Bieter

Für Bieter hat die Stillhaltefrist erhebliche praktische Bedeutung:

1. Rechtsschutzmöglichkeit: Die Frist bietet unterlegenen Bietern die Chance, die Zuschlagsentscheidung rechtlich überprüfen zu lassen, bevor ein rechtsgültiger Vertrag zustande kommt.
2. Informationsbeschaffung: In diesem Zeitraum können Bieter zusätzliche Informationen anfordern, um die Gründe für ihre Nichtberücksichtigung besser zu verstehen.
3. Entscheidungsgrundlage: Die erhaltenen Informationen helfen dabei, fundiert zu entscheiden, ob ein Nachprüfungsverfahren sinnvoll ist.
4. Planungssicherheit: Für den ausgewählten Bieter bedeutet die Stillhaltefrist eine gewisse Verzögerung, bevor mit der Leistungserbringung begonnen werden kann.

Informationspflichten des Auftraggebers

Der öffentliche Auftraggeber muss zu Beginn der Stillhaltefrist den unterlegenen Bietern folgende Informationen mitteilen:

• Name des erfolgreichen Bieters
• Gründe für die Ablehnung des eigenen Angebots
• Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots
• Frühestmöglicher Zeitpunkt des Vertragsschlusses (Ende der Stillhaltefrist)

Diese Informationspflicht soll den Bietern ermöglichen, die Rechtmäßigkeit der Vergabeentscheidung zu beurteilen und ggf. rechtzeitig Rechtsmittel einzulegen.

Nachprüfungsverfahren während der Stillhaltefrist

Wenn ein unterlegener Bieter während der Stillhaltefrist ein Nachprüfungsverfahren einleitet, ergeben sich folgende Konsequenzen:

1. Zuschlagsverbot: Der Auftraggeber darf den Vertrag nicht schließen, solange das Nachprüfungsverfahren nicht abgeschlossen ist.
2. Verlängerung der Stillhaltefrist: Die Frist verlängert sich automatisch bis zum Abschluss des Nachprüfungsverfahrens.
3. Entscheidung der Vergabekammer: Die zuständige Vergabekammer entscheidet innerhalb von fünf Wochen (mit möglicher Verlängerung) über den Nachprüfungsantrag.
4. Sofortige Beschwerde: Gegen die Entscheidung der Vergabekammer kann sofortige Beschwerde beim zuständigen Oberlandesgericht eingelegt werden.

Folgen bei Missachtung der Stillhaltefrist

Die Missachtung der Stillhaltefrist durch den öffentlichen Auftraggeber kann gravierende rechtliche Konsequenzen haben:

• Bei Oberschwellenvergaben ist ein trotz laufender Stillhaltefrist geschlossener Vertrag von Anfang an unwirksam (§ 135 GWB).
• Der Auftraggeber kann zu Schadensersatz verpflichtet werden.
• Die Vergabeentscheidung kann aufgehoben und das Verfahren wiederholt werden müssen.
• Bei systematischen Verstößen drohen aufsichtsrechtliche Konsequenzen für die verantwortliche Behörde.

Praktische Tipps für Bieter im Umgang mit der Stillhaltefrist

Für Bieter empfehlen sich folgende Vorgehensweisen im Zusammenhang mit der Stillhaltefrist:

1. Sofortige Analyse: Nach Erhalt der Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung sollten unterlegene Bieter umgehend prüfen, ob die Entscheidung nachvollziehbar und vergaberechtlich korrekt erscheint.
2. Zusätzliche Informationen anfordern: Bei Unklarheiten sollten Bieter unverzüglich weitere Informationen beim Auftraggeber erfragen, um eine fundierte Entscheidung über ein mögliches Nachprüfungsverfahren treffen zu können.
3. Fristen beachten: Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb der Stillhaltefrist bei der zuständigen Vergabekammer eingereicht werden, um eine aufschiebende Wirkung zu entfalten.
4. Rechtliche Beratung: Bei Zweifeln an der Rechtmäßigkeit der Vergabeentscheidung ist eine spezialisierte vergaberechtliche Beratung empfehlenswert.
5. Dokumentation: Alle relevanten Unterlagen und Kommunikationen sollten sorgfältig dokumentiert werden, um im Falle eines Nachprüfungsverfahrens einen vollständigen Nachweis führen zu können.

Fazit

Die Stillhaltefrist stellt ein wesentliches Element des Rechtsschutzsystems im Vergaberecht dar. Sie gewährleistet, dass Bieter die Möglichkeit haben, die Rechtmäßigkeit einer Vergabeentscheidung überprüfen zu lassen, bevor ein rechtsverbindlicher Vertrag geschlossen wird. Für alle an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmenden Unternehmen ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen und praktischen Aspekte der Stillhaltefrist zu kennen, um ihre Rechte effektiv wahrnehmen zu können. Gleichzeitig dient die Stillhaltefrist der Transparenz und Fairness im Vergabeverfahren und stärkt damit das Vertrauen in die öffentliche Auftragsvergabe.