Cloud-basierte Kollaborationsplattform für den Landesverband Lippe

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer Cloud- und browserbasierten Lösung zur Optimierung von Kommunikation, Zusammenarbeit und Datenaustausch innerhalb des Landesverbandes Lippe und mit externen Partnern. Die Softwarelösung soll kollaboratives Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit ermöglichen, inklusive Versionskontrolle, Änderungsverfolgung und Kommentarfunktionen. Moderne Kommunikationsmittel wie Chat und Videokonferenzen mit Bildschirmfreigabe und Aufzeichnung sind erforderlich. Ein DSGVO-konformer Datenaustausch soll intern und extern gewährleistet sein, idealerweise ohne Benutzerkonten für externe Nutzer. Die Lösung muss mit verschiedenen Betriebssystemen kompatibel sein und die Übertragung bestehender Arbeitsabläufe unterstützen, insbesondere das Erstellen, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten in gängigen Office-Formaten. E-Mail-Funktionen wie Senden, Empfangen, Organisieren, Spam-Filterung und Kalenderintegration sind unabdingbar. Eine integrierte KI-Lösung soll die Effizienz steigern und die Entscheidungsfindung optimieren. Neben der Softwarelösung sind Anwendungssupport, technischer Support, Administrator- und Anwenderschulungen sowie Unterstützung bei der Erstellung eines Datenschutzkonzeptes Bestandteil der Ausschreibung. Die Softwarelösung wird für eine initiale Laufzeit von vier Jahren beschafft und muss als Cloud-Anwendung (SaaS) bereitgestellt werden. Die Lösung muss am Verwaltungsstandort, allen Außenstellen und an Remote-Arbeitsplätzen verfügbar sein und initial für 200 Nutzer lizenziert werden. Ein flexibles Rollen- und Rechtekonzept mit Gruppenverwaltung, individuellem und Gruppenspeicher sowie granularer Berechtigungsvergabe ist erforderlich. Die Software muss den Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz gemäß EU-DSGVO, Bundesdatenschutzgesetz und Landesdatenschutzgesetz NRW genügen. Der Datenstandort muss sich ausschließlich in einem abgesicherten Rechenzentrum innerhalb der EU befinden. Die Software muss barrierefrei gestaltet sein und über eine API-Schnittstelle verfügen. Der Anbieter hat eine umfassende Anwender- und technische Dokumentation in deutscher Sprache bereitzustellen. Regelmäßige Updates zur Gewährleistung der Funktionalität und Sicherheit sind erforderlich. Die Verfügbarkeit der Software muss mindestens 99,9% betragen, mit definierten Reaktions- und Lösungszeiten für Fehlermeldungen. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Migration aller bestehenden E-Mail-Postfächer des Auftraggebers auf die neue Cloud-Plattform. Der Anbieter muss gewährleisten, dass die Datenverfügbarkeit und -sicherheit des Landesverbandes Lippe auch nach Ablauf des Vertragszeitraums gewährleistet ist.