Enge Fristen, die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Ausschreibungen, das ständige Überwachen neuer Vergabeverfahren und eine Vielzahl an Fragen, die beantwortet werden müssen – der Zeitdruck im Ausschreibungsprozess ist allgegenwärtig. Doch wie gelingt es, diesen Druck zu entschärfen, Stress und ineffiziente Arbeitsweisen zu reduzieren und gleichzeitig wertvolle Zeit freizusetzen, um mehr Erfolg im öffentlichen Sektor zu erzielen? In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie durch intelligente Strategien Ihre Ausschreibungsarbeit auf ein neues Level bringen.

Zeitmangel ist ein Rentabilitätsproblem

Zeitmangel betrifft fast jedes Team, aber im Bereich der Ausschreibungen wird dies besonders problematisch. Warum? Weil hier Zeit buchstäblich Geld bedeutet.

Die öffentliche Beschaffung ist streng reguliert. Eine Vielzahl an Dokumentationen, Regeln und bürokratischen Anforderungen erfordert erhebliche Zeitressourcen, um überhaupt die Chance zu haben, einen Auftrag zu sichern. Das bedeutet: Viel Aufwand wird in Aufgaben investiert, die nicht direkt zur Erstellung eines überzeugenden Angebots beitragen, sondern vielmehr die Grundlagen schaffen. Dadurch bleibt oft wenig Zeit für das Wesentliche – nämlich die Gewinnung der Ausschreibung.

Hinzu kommt der nicht verhandelbare Charakter der Fristen. Eine Ausschreibung muss eingereicht werden, wenn die Zeit abläuft, ohne Wenn und Aber. Und diese Deadlines sind oft knapp bemessen.

Die Folgen des Zeitmangels sind spürbar und können Ihr Geschäft erheblich beeinträchtigen:

• Sie schaffen es nicht, alle potenziellen Ausschreibungen, die Sie gerne einreichen würden, zu bearbeiten.
• Ihnen fehlt die Zeit, um Angebote zu optimieren und zu verfeinern, was Ihre Chancen auf den Zuschlag mindert.
• Die Erfolgsquote sinkt, und die Kosten pro Ausschreibung steigen.
• hr Team ist gestresst und läuft Gefahr, Burnout zu erleiden.

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Identifizieren Sie die größten Zeitfresser

Zeitfresser sind tückisch und oft schwer zu erkennen, besonders wenn Sie an bestimmte Arbeitsabläufe gewöhnt sind. Dennoch ist es wichtig, einen genauen Blick auf den Ausschreibungsprozess zu werfen, um diese Zeitdiebe zu entlarven. Häufig sind es viele kleine Tätigkeiten, die in Summe enorm viel Zeit kosten, z. B.:

• Das Durchforsten einer Vielzahl irrelevanter neuer Vergabeverfahren.
• Das Lesen umfangreicher Ausschreibungsdokumente, nur um festzustellen, dass sie irrelevant sind.
• Das langwierige Zusammentragen von Informationen für interne Go/No-Go-Entscheidungen.
• Das mühselige Kopieren und Einfügen von Fragen, die beantwortet werden müssen.
• Das Suchen nach hochwertigen Antworten aus früheren Ausschreibungen, die man schon einmal erstellt hat.

Welche Zeitfresser erkennen Sie? Und wo würden Sie gerne Zeit einsparen?

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Zeit sparen durch effiziente Routinen, Automatisierung und KI-Unterstützung

Gute interne Prozesse und Routinen sind essenziell, um wertvolle Zeit zu sparen. Hier sind einige Ansätze, die Sie in Erwägung ziehen sollten:

• Schnelle Go/No-Go-Entscheidungen treffen: Reduzieren Sie die Zeitspanne zwischen der Veröffentlichung einer Ausschreibung und Ihrer Entscheidung, ob Sie teilnehmen. Nutzen Sie eine Checkliste, um die Qualität dieser Entscheidungen zu gewährleisten.
• Effiziente Priorisierung: Investieren Sie nicht in schlechte Geschäftsmöglichkeiten. Eine strukturierte Go/No-Go-Analyse hilft, Ihre Ressourcen optimal einzusetzen.
• Interne Zusammenarbeit verbessern: Machen Sie klar, dass es Priorität hat, technische Fragen schnell zu klären. Sorgen Sie dafür, dass technische Experten beim Schreiben von Antworten unterstützt werden, um ihre Effizienz zu steigern.
• Wiederverwendbare Inhalte organisieren: Strukturieren Sie frühere Ausschreibungsantworten systematisch, sodass sie leicht wiedergefunden und genutzt werden können.

Doch während einige dieser Optimierungen allein durch bessere Organisation erreicht werden können, sind digitale Lösungen häufig unverzichtbar, um den entscheidenden Unterschied zu machen. Smarte Tools, Automatisierung und KI können den Zeitdruck erheblich verringern und Ihr Team nachhaltig entlasten.

Fazit

Im Ausschreibungsprozess ist Zeit eine der wertvollsten Ressourcen. Durch das Erkennen und Eliminieren von Zeitfressern, die Einführung klarer Routinen und den Einsatz moderner Technologien schaffen Sie Freiräume für strategisch wichtige Aufgaben. Geben Sie Ihrem Team die Chance, stressfrei und effizient zu arbeiten – und steigern Sie so langfristig Ihre Erfolgsquote.