Die Suche nach passenden Ausschreibungen ist ein zeitaufwändiger Prozess, der oft viel Geduld und Präzision erfordert. Viele Unternehmen kämpfen immer wieder mit denselben Herausforderungen. Aus diesen Erfahrungen haben wir 5 typische Fehler identifiziert, die oft gemacht werden – und, was noch wichtiger ist, wie man sie vermeiden kann.

1. Unpräzise Suchbegriffe oder zu enge Filtereinstellungen

Einer der häufigsten Fehler ist die Verwendung unpräziser Suchbegriffe oder zu strenger Filtereinstellungen. Die richtige Balance zu finden, ist dabei oft ein Drahtseilakt. Einerseits können zu allgemeine Suchbegriffe dazu führen, dass man von irrelevanten Ausschreibungen überschwemmt wird. Andererseits können zu enge Filter wichtige Ausschreibungen komplett ausschließen.

Wie du das vermeidest:

• Nutze präzise Keywords, die zu deinem Projekt passen, und aktualisiere sie regelmäßig, um die besten Ergebnisse zu erhalten.
• Versuche eine Mischung aus Haupt- und Nebenbegriffen zu verwenden, um die Suche zu verfeinern.
• Achte darauf, deine Filter (z.B. Region, Budget oder Branche) nicht zu streng zu setzen. Manchmal lohnt es sich, die Suche auf angrenzende Bereiche oder Regionen auszudehnen.

2. Nicht regelmäßig nach neuen Ausschreibungen suchen

Ausschreibungen sind oft nur für einen begrenzten Zeitraum verfügbar. Wer nur ab und zu nach neuen Ausschreibungen sucht, verpasst leicht wichtige Gelegenheiten. Dies ist ein häufiger Fehler, der dazu führt, dass man lukrative Projekte übersieht.

Wie du das vermeidest:

• Automatisiere deine Ausschreibungssuche, um Benachrichtigungen zu erhalten, sobald neue Ausschreibungen veröffentlicht werden.
• Tools können dabei helfen, täglich oder wöchentlich die neuesten Ausschreibungen in deinem Suchbereich zu liefern. Das spart Zeit und stellt sicher, dass du nichts verpasst.

3. Überforderung durch zu viele Ausschreibungen

Manchmal erhält man so viele Ergebnisse, dass es fast unmöglich ist, den Überblick zu behalten. Zu viele Ausschreibungen auf einmal führen dazu, dass wichtige Informationen übersehen werden und man sich in der Masse verliert.

Wie du das vermeidest:

• Nutze Tools, die dir helfen, Ausschreibungen nach Priorität und Relevanz zu sortieren.
• Auf diese Weise kannst du dich gezielt auf die Ausschreibungen konzentrieren, die für dein Projekt am besten geeignet sind, und vermeidest es, dich in weniger relevanten Angeboten zu verlieren.

4. Falsche Bewertung der Relevanz von Ausschreibungen

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Annahme, dass Ausschreibungen, die nicht genau den Suchkriterien entsprechen, nicht relevant sind. Manchmal lassen sich jedoch wertvolle Gelegenheiten übersehen, weil man zu starr an den ursprünglichen Suchkriterien festhält.

Wie du das vermeidest:

• Achte auf Ausschreibungen, die auf den ersten Blick nicht perfekt erscheinen, aber potenziell spannend sein könnten.
• Setze auf KI-gestützte Tools, die auch Ausschreibungen vorschlagen können, die außerhalb der üblichen Filterkriterien interessant sind.

5. Manuelle und aufwendige Nachbearbeitung

Ein großes Problem in der Ausschreibungssuche war lange Zeit der manuelle Aufwand, den jede Nachbearbeitung von neuen Ausschreibungen mit sich bringt. Wenn sich eine Ausschreibung ändert oder eine neue veröffentlicht wird, müssen oft die gleichen Prozesse von vorne gestartet werden.

Wie du das vermeidest:

• Setze auf KI-gestützte Systeme, die Ausschreibungen kontinuierlich überwachen und Änderungen automatisch einbeziehen. Mit den richtigen Tools kannst du diesen Prozess erheblich beschleunigen und gleichzeitig sicherstellen, dass keine wertvollen Informationen verloren gehen.

Bonus-Tipp: Wie wir das Problem gelöst haben

Die Ausschreibungssuche ist ein Prozess, der auch uns bei Ciconia schon lange beschäftigt. Aus diesem Grund haben wir ein eigenes Tool entwickelt: Vergabepilot.AI. Mit Vergabepilot.AI können wir die Suche nach Ausschreibungen effizienter gestalten, indem wir Künstliche Intelligenz nutzen, um die Ausschreibungen zu durchsuchen, zu analysieren und nach Relevanz zu priorisieren.

Unser Tool hilft uns nicht nur dabei, Zeit zu sparen, sondern reduziert auch die Risiken, wichtige Ausschreibungen zu übersehen. Dank der Automatisierung können wir uns auf die Ausschreibungen konzentrieren, die wirklich zu unseren Projekten passen – und das, ohne ständig selbst nach neuen Angeboten suchen zu müssen.

Vielleicht kann Vergabepilot.AI auch dir helfen, die Ausschreibungssuche zu optimieren und dir den einen oder anderen Kopfschmerz ersparen 😉

Fazit

Die Ausschreibungssuche ist eine Herausforderung, aber mit den richtigen Strategien und Tools kannst du sie deutlich effizienter gestalten. Durch den Einsatz präziser Suchbegriffe, automatisierter Benachrichtigungen und KI-gestützter Lösungen kannst du Zeit und Ressourcen sparen.

Hast du noch Fragen oder suchst du nach einer besseren Lösung für deine Ausschreibungssuche? Probiere doch mal den Vergabepilot aus und erlebe den Unterschied!