Möblierung und Ausstattung für internationalen Wissenschaftskongress

Die Ausschreibung beinhaltet die Ausstattung mit Mobiliar für den Falling Walls Science Summit 2025, der vom 7. bis 9. November im Café Moskau und Salon Babette in Berlin stattfindet. Der Summit umfasst verschiedene Veranstaltungsformate wie Falling Walls Lab, Venture, Engage, Female Science Talents, Circle und Breakthroughs. Die Ausstattung umfasst Mobiliar für Bühnen, Lounges, Catering- und operative Bereiche. Der Auftragnehmer muss ein ganzheitliches, durchdachtes und umsetzbares Mobiliar-Konzept umsetzen, das die Komplexität der Veranstaltungsreihe erfasst. Dies beinhaltet eine hochwertige Ausstattung der Veranstaltungsorte sowie die Koordination des Auf- und Abbaus inklusive Personal. Es werden ausreichend personelle Kapazitäten, Flexibilität, Professionalität und Erfahrung erwartet. Die Vergabe umfasst das Mobiliar innerhalb des Café Moskau inkl. Club, Atrium, Rosengarten für alle Bühnen, Lounges, Catering- und operativen Bereiche. Es werden höchste Zuverlässigkeit in der Zeit- und Budgetplanung, der Budgetverwaltung sowie Professionalität im Umgang mit beteiligten Partnern und Gewerken erwartet. Eine ständige Aktualisierung und Information über alle Leistungsbestandteile gegenüber dem Auftraggeber ist erforderlich. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, Bestuhlungs- und Loungekonzepte zu erstellen, Listen des geplanten Mobiliars mit Bildern und Farboptionen bereitzustellen sowie eine grobe Zeitplanung für Auf- und Abbau zu erstellen. Die Vorgaben des Hauses, Filzgleiter, Gummi-Rollen, Brandschutz- und Standsicherheitsvorgaben sind zu berücksichtigen und nachzuweisen. Das Mobiliar muss vollständig mit Filzgleitern ausgestattet sein. Eine Ansprechstruktur mit Projektleitung über die gesamte Projektlaufzeit sowie Beratung und Planung sind erforderlich. Die Koordination der Auf- und Abbauzeiten mit allen Gewerken erfolgt durch die Veranstaltungsagentur. Es sind die gesetzlichen Vorgaben für den Einsatz von Veranstaltungsmobiliar einzuhalten, wie Reihenverbindungen und Brandschutz. Das Mobiliar darf keine sichtbaren oder gefährdenden Schäden aufweisen und muss am 5. November final installiert und sauber sein. Die Ausstattung sollte farblich und thematisch zusammenpassen und hochwertig aussehen, wobei die Orientierung an der Corporate Identity von Falling Walls (Rot, Grau, Schwarz, Weiß, Holzoptik, Metall, Edelstahl) bevorzugt wird. Die Bestuhlung der Konferenzräume soll möglichst dunkle Farben haben, während in den Cateringbereichen und Lounges auch helle Farben gewählt werden können. Es wird modernes und bequemes Mobiliar gewünscht, welches sowohl optisch ansprechend als auch platzsparend ist. Neben den operativen Bereichen gibt es drei weitere Ausstattungs-Optionen: Lounges, Bühnenbereiche und Reihenbestuhlung, die sich in sich ähneln und im Mobiliar möglichst wenig unterscheiden sollen. Optionale Ergänzungsanfragen für die Ausstattung der Veranstaltungen am 7., 8. und 9. November sowie weiteren Formaten sind möglich. Eine optionale Ergänzungsanfrage für einen weiteren Eventtag am 6. November ist ebenfalls Teil der Ausschreibung, wobei sich die Reihenfolge der Tage entsprechend ändert. Die Umsetzbarkeit, Ausführung sowie Finanzierung der optionalen Ergänzungsanfragen ist zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht final geprüft und wird ggf. zu einem späteren Zeitpunkt beauftragt.